Regiones
Respuesta rápida: los viáticos son los recursos que una empresa entrega a un trabajador para cubrir los gastos de alojamiento, alimentación y transporte cuando debe viajar fuera de su sede habitual para cumplir sus funciones. Se calculan por día o por concepto, se pagan como anticipo o reembolso y deben legalizarse con soportes. En Colombia, su tratamiento laboral depende de si son permanentes u ocasionales.
En esta guía verás qué son los viáticos, cómo calcularlos (incluso por kilómetro), cómo se pagan y contabilizan, y un formato de relación de gastos.
Los viáticos son pagos que la empresa hace para que el trabajador cubra los gastos derivados de un desplazamiento laboral. No son una retribución por el trabajo, sino un medio para realizarlo.
Conceptos que suelen incluir:
Según el Código Sustantivo del Trabajo, los viáticos permanentes destinados a manutención y alojamiento constituyen salario en la parte destinada a esos conceptos, mientras que los viáticos accidentales y los destinados a transporte o representación no lo son. Esta distinción impacta prestaciones sociales y aportes, por lo que conviene validarla con un abogado laboral.
Respuesta rápida: viáticos y gastos de viaje suelen usarse como sinónimos, pero los viáticos son el monto que entrega la empresa (por día o por concepto) y los gastos de viaje son los desembolsos reales que se legalizan con soportes.
| Concepto | Viáticos | Gastos de viaje |
|---|---|---|
| Qué son | Monto asignado para el viaje | Gastos efectivamente realizados |
| Cuándo se definen | Antes del viaje | Durante el viaje |
| Soporte | Política o tabla interna | Facturas y comprobantes |
| Forma de pago | Anticipo, reembolso o tarjeta | Pagados por el trabajador o la empresa |
Ejemplo hipotético: viaje de 3 días y 2 noches.
| Concepto | Tarifa | Cantidad | Total |
|---|---|---|---|
| Alojamiento | $250.000 por noche | 2 | $500.000 |
| Alimentación | $90.000 por día | 3 | $270.000 |
| Transporte local | $60.000 por día | 3 | $180.000 |
| Tiquete aéreo | — | 1 | $450.000 |
| Total | $1.400.000 |
Cuando el trabajador viaja en vehículo propio, muchas empresas reconocen un valor por kilómetro recorrido que cubre combustible, desgaste y mantenimiento, más peajes.
Viáticos de transporte = kilómetros recorridos × valor por km + peajes
Ejemplo hipotético: 420 km ida y vuelta × $1.000 por km + $60.000 en peajes = $480.000. El valor por km lo define la política de la empresa.
| Modalidad | Cómo funciona | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|
| Anticipo | Se entrega dinero antes del viaje | El trabajador no usa su dinero | Requiere legalizar y devolver sobrantes |
| Reembolso | El trabajador paga y luego se le devuelve | Pago exacto | El trabajador financia a la empresa |
| Tarjeta corporativa | El trabajador paga con tarjeta de la empresa | Sin efectivo, trazabilidad | Requiere política y límites |
Con una tarjeta corporativa con límite, se eliminan los anticipos en efectivo y la legalización se vuelve más sencilla.
Asientos simplificados con montos hipotéticos; valida cuentas y retenciones con tu contador.
Entrega del anticipo ($1.400.000):
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Anticipos a trabajadores | $1.400.000 | |
| Bancos | $1.400.000 |
Legalización con gastos soportados por $1.320.000 y devolución de $80.000:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| Gastos de viaje – alojamiento | $500.000 | |
| Gastos de viaje – alimentación | $250.000 | |
| Gastos de viaje – transporte | $570.000 | |
| Caja o bancos (devolución) | $80.000 | |
| Anticipos a trabajadores | $1.400.000 |
Si los viáticos constituyen salario (permanentes de manutención y alojamiento), su tratamiento contable y en nómina cambia.
Un formato de relación de gastos debe incluir:
| Fecha | Concepto | Proveedor / NIT | N.º soporte | Valor |
|---|---|---|---|---|
| 12/03 | Hotel | Hotel X / NIT … | FE-001 | $500.000 |
| 12/03 | Almuerzo | Restaurante Y / NIT … | FE-002 | $45.000 |
| … | … | … | … | … |
| Total | $1.320.000 |
Para que los gastos de viaje sean deducibles, en general deben estar soportados con factura electrónica a nombre de la empresa o con documento soporte cuando el proveedor no esté obligado a facturar. Revisa el detalle en gastos con tarjeta corporativa ante la DIAN.
Respuesta rápida: una política de viáticos define quién puede viajar, con qué aprobación, cuánto puede gastar por concepto y cómo se legalizan los gastos.
Una política clara evita discusiones, reduce gastos fuera de presupuesto y facilita la auditoría.
Con las tarjetas corporativas y el control de gastos empresariales de Jeeves, tus equipos pueden pagar los gastos de viaje con tarjetas con límite y categorías, cargar el soporte desde el celular y dejar todo listo para contabilidad, sin anticipos en efectivo.
Para deducir los gastos, en general se requieren facturas electrónicas a nombre de la empresa o documento soporte. El anticipo en sí no lleva factura, pero su legalización sí requiere soportes.
Los permanentes destinados a manutención y alojamiento pueden constituir salario; los accidentales y los de transporte o representación, en general, no. Valida cada caso con un abogado laboral.
Sí. Es una alternativa a los anticipos y reembolsos que da trazabilidad, reduce el efectivo y facilita la legalización.
El trabajador debe devolverlo al legalizar, o se descuenta según la política y la normativa laboral aplicable.
El proceso es similar, pero hay que considerar la moneda extranjera, la tasa de cambio al legalizar, los costos por compras internacionales y los soportes emitidos en el exterior. Define tarifas diarias en dólares o en la moneda del destino.
Lo define la política interna; lo usual es pocos días hábiles después de terminar el viaje.
Los viáticos permiten que tus equipos viajen por trabajo sin poner su dinero, pero requieren política, cálculo claro, soportes y legalización oportuna. Valida su tratamiento laboral y tributario y, para simplificar el proceso, reemplaza los anticipos en efectivo por tarjetas corporativas con límite.
%201.svg)