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Los gastos de representación son los que hace una empresa para atender, mantener o conseguir relaciones de negocio, como comidas con clientes, eventos o regalos. Tus equipos los hacen cada semana, pero la Ley del ISR casi no permite deducirlos, y el problema suele aparecer al cierre, cuando el contador los marca como no deducibles. Aquí tienes qué cuenta como representación, qué parte sí se puede deducir y cómo controlarlos con una política.
Son las erogaciones que una empresa realiza para atender a terceros con los que tiene o busca una relación comercial. No cubren el traslado ni la estancia de un colaborador que viaja por trabajo, sino la relación con un cliente, un prospecto o un socio.
Ejemplos habituales de gastos de representación:
En inglés se conocen como entertainment expenses o business entertainment.
Por regla general, no. El artículo 28, fracción IV, de la Ley del Impuesto sobre la Renta incluye «los gastos de representación» entre las erogaciones no deducibles para personas morales. La misma ley contiene reglas específicas para algunos gastos que suelen confundirse con representación. Texto consultado el 9 de noviembre de 2026 en la versión publicada por la Cámara de Diputados (última reforma DOF 01-04-2024).
La fracción XX del artículo 28 señala que no es deducible el 91.5% de los consumos en restaurantes. Para deducir la diferencia, es decir, el 8.5%, el pago debe hacerse invariablemente con tarjeta de crédito, de débito o de servicios, o con un monedero electrónico autorizado por el SAT. El artículo 61 del Reglamento de la LISR precisa que el medio de pago debe estar a nombre del contribuyente que hace la deducción.
Dos puntos más de la misma fracción: los consumos en bares nunca son deducibles, y el gasto debe cumplir los requisitos generales de las deducciones, incluido el CFDI a nombre de la empresa que exige el artículo 27, fracción III, de la LISR.
La fracción XX también prevé que los consumos en restaurantes sean deducibles al 100% cuando reúnen los requisitos de viáticos de la fracción V y no exceden sus límites. En resumen: la persona beneficiaria tiene relación laboral con la empresa o le presta servicios profesionales, y el gasto se hace fuera de una faja de 50 kilómetros alrededor del establecimiento. Los topes diarios y la documentación de hospedaje o transporte los explicamos en viáticos y gastos deducibles ante el SAT.
La consecuencia práctica: una comida del colaborador durante un viaje de trabajo es viático; una comida con un cliente en tu ciudad no lo es.
La fracción III del artículo 28 tampoco permite deducir obsequios, atenciones y otros gastos análogos, salvo que estén directamente relacionados con la venta de productos o la prestación de servicios y se ofrezcan a los clientes de forma general. Un artículo promocional entregado a todos los clientes puede encajar en la excepción; un regalo personalizado para un cliente específico, por lo general, no.
Según el artículo 5, fracción I, de la Ley del IVA, el IVA trasladado solo es acreditable cuando corresponde a erogaciones deducibles para el ISR. Si el gasto es parcialmente deducible, el IVA se acredita en la misma proporción. Aplicado a este tema: el IVA de un gasto de representación no deducible no es acreditable, y en un consumo en restaurante pagado con tarjeta solo se acreditaría la parte proporcional al 8.5% deducible. Valida el cálculo con tu contador.
| Gasto | ¿Representación? | Tratamiento en ISR | Requisito de pago y CFDI | Fundamento LISR |
|---|---|---|---|---|
| Comida con un cliente en tu ciudad | Sí | 8.5% deducible; 91.5% no deducible | Tarjeta a nombre de la empresa (o monedero autorizado) y CFDI a nombre de la empresa | Art. 28, fr. XX; art. 27, fr. III |
| Comida del colaborador durante un viaje de trabajo | No, es viático | Deducible al 100% dentro de los topes, si cumple los requisitos de viáticos | Comprobantes de viaje y CFDI | Art. 28, fr. V y XX |
| Consumo en un bar | Sí | No deducible | — | Art. 28, fr. XX |
| Regalo a un cliente específico | Sí (obsequio) | No deducible | — | Art. 28, fr. III |
| Artículo promocional para todos los clientes | No, si se ofrece de forma general y ligado a la venta | Puede ser deducible si cumple los requisitos generales | CFDI y forma de pago del art. 27 | Art. 28, fr. III; art. 27 |
| Evento con clientes | Sí | Por regla general no deducible; la parte de consumo en restaurante debe revisarse con la fr. XX | CFDI a nombre de la empresa | Art. 28, fr. IV y XX |
| Criterio | Gastos de representación | Viáticos |
|---|---|---|
| Propósito | Atender o conseguir relaciones de negocio | Cubrir hospedaje, alimentación y transporte de quien viaja por trabajo |
| Quién se beneficia | Un tercero: cliente, prospecto o socio | El colaborador o prestador de servicios que viaja |
| Deducibilidad | Por regla general, no deducibles (salvo el 8.5% en restaurantes) | Deducibles dentro de los topes y requisitos de la fr. V |
| Comprobación | CFDI, pago con tarjeta y memo con asistentes y motivo | CFDI, comprobantes de hospedaje o transporte y datos del viaje |
Clasificar una comida local con un cliente como viático para «rescatarla» es un error que suele salir en la revisión. Si estás escribiendo las reglas de viaje, la política de viáticos con plantilla te sirve de base.
Aunque no sean deducibles, los gastos de representación se registran en la contabilidad como gastos de operación. Lo recomendable es abrir una subcuenta específica, por ejemplo «gastos de representación» o «gastos no deducibles», dentro de tu catálogo de cuentas.
Separarla tiene tres ventajas:
La cuenta exacta y su relación con el código agrupador del SAT dependen de tu catálogo; defínelas con tu contador.
Una política operable responde quién puede gastar, cuánto, con qué aprobación y con qué evidencia. Si ya tienes una política de gastos de la empresa, agrega esta sección; si no, úsala como punto de partida. Los montos quedan entre corchetes para que tu empresa los defina.
Política de gastos de representación — [Nombre de la empresa]
1. Alcance. Aplica a comidas, atenciones, eventos y obsequios para clientes, prospectos o socios. Los gastos de viaje se rigen por la política de viáticos.
2. Quién puede incurrir en ellos. Solo los roles autorizados: [ventas, dirección, cuentas clave u otros].
3. Topes. Máximo [monto] por evento y [monto] por persona asistente. Cualquier gasto por encima de [monto] requiere aprobación previa de [rol].
4. Medio de pago. Siempre con la tarjeta de la empresa asignada al colaborador. No se aceptan pagos en efectivo ni con tarjetas personales.
5. Comprobante. CFDI a nombre de [razón social], con RFC, régimen fiscal y código postal de la empresa. El colaborador solicita la factura al momento del consumo.
6. Memo obligatorio. Asistentes, empresa a la que pertenecen, motivo de negocio y relación con una oportunidad o cuenta.
7. Prohibiciones. Consumos en bares, bebidas alcohólicas fuera de [criterio de la empresa], regalos personales en efectivo o equivalentes.
8. Plazo de comprobación. El comprobante y el memo se entregan en un máximo de [número] días hábiles después del gasto.
9. Registro. Finanzas registra estos gastos en la subcuenta de gastos de representación, separada de viáticos.
10. Incumplimiento. Los gastos fuera de política se revisan con [rol] y pueden descontarse según [criterio de la empresa].
Los problemas se repiten: comidas con clientes que llegan sin CFDI ni motivo, gastos que se clasifican como viáticos para que «pasen» y no deducibles que se descubren al cierre. La política resuelve el qué; la ejecución se resuelve en el momento del pago.
Con las tarjetas corporativas de Jeeves puedes asignar una tarjeta física o virtual a cada rol que hace gastos de representación y:
Pagar siempre con la tarjeta de la empresa también ayuda a conservar el 8.5% deducible en restaurantes, que se pierde si el consumo se paga en efectivo. Jeeves no determina si un gasto es deducible: esa revisión sigue en manos de tu equipo contable. Si quieres comparar herramientas, revisa la guía de software de gestión de gastos y la de control de gastos en la empresa.
Solo en parte. Conforme al artículo 28, fracción XX, de la LISR, el 8.5% del consumo en restaurantes es deducible si se paga con tarjeta de crédito, débito o de servicios, o monedero autorizado, a nombre de la empresa, y se cuenta con el CFDI. El 91.5% no es deducible.
Depende del regalo. La fracción III del artículo 28 no permite deducir obsequios, salvo que estén ligados a la venta y se ofrezcan a los clientes de forma general. Un regalo personalizado para un cliente concreto, por lo general, no es deducible. Valida cada caso con tu contador.
No. Los viáticos cubren hospedaje, alimentación y transporte de un colaborador que viaja por trabajo fuera de la faja de 50 kilómetros, y son deducibles dentro de los topes. Los gastos de representación atienden a un tercero y, por regla general, no son deducibles.
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