Regiones
Respuesta rápida: un gasto es deducible ante el SAT cuando es estrictamente indispensable para la actividad de la empresa, está amparado por un CFDI a nombre de la empresa, se registra en la contabilidad y, si supera el monto que fija la ley, se paga por un medio distinto al efectivo (transferencia, cheque nominativo o tarjeta). Los viáticos son deducibles con límites y requisitos específicos, y deben comprobarse con CFDI.
En esta guía explicamos qué significa deducir, qué gastos puede deducir una persona moral, cómo comprobar y facturar viáticos, cuáles son los gastos no deducibles más comunes y cómo una tarjeta corporativa simplifica la comprobación.
Este contenido es informativo y no sustituye la asesoría de un contador. Las reglas fiscales cambian; verifica siempre la normativa vigente en el portal del SAT.
Deducir un gasto significa restarlo de los ingresos acumulables para calcular la base sobre la que se paga el ISR. Si un gasto es deducible, la empresa paga impuesto sobre una utilidad menor; si no lo es, el gasto se registra contablemente pero no reduce la base del impuesto.
"Deducible" no significa "gratis": significa que el gasto reduce la base gravable si cumple los requisitos de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR). Por eso la documentación es tan importante como el gasto mismo.
Respuesta rápida: la LISR enumera las deducciones autorizadas; entre las más comunes están el costo de lo vendido, los gastos de operación, las inversiones (vía depreciación), los intereses y ciertas aportaciones de previsión social.
Ejemplos de gastos que suelen ser deducibles si cumplen requisitos:
| Tipo de gasto | Ejemplos | Requisito clave |
|---|---|---|
| Gastos de operación | Renta de oficina, servicios, papelería | CFDI y relación con la actividad |
| Software y tecnología | Suscripciones, licencias, nube | CFDI (o comprobante válido si el proveedor es extranjero) |
| Publicidad | Anuncios digitales, material promocional | CFDI y relación con el negocio |
| Viáticos | Hospedaje, alimentación, transporte | Límites de ley y CFDI |
| Honorarios | Contadores, abogados, consultores | CFDI y retenciones cuando apliquen |
| Nómina | Sueldos y prestaciones | CFDI de nómina y cumplimiento de seguridad social |
| Inversiones | Equipo de cómputo, mobiliario, vehículos | Deducción por depreciación y topes |
Los requisitos generales que establece la ley incluyen:
Los viáticos son los recursos que la empresa entrega o paga para que un colaborador realice actividades de trabajo fuera de su lugar habitual: hospedaje, alimentación, transporte y renta de automóvil, entre otros.
Para que sean deducibles, la LISR establece, entre otros requisitos, que el gasto se realice fuera de una faja de 50 kilómetros del establecimiento de la empresa, que esté relacionado con la actividad y que se compruebe con CFDI. Además, la ley fija montos máximos diarios deducibles para alimentación, hospedaje y renta de automóviles, distintos para territorio nacional y extranjero.
Para el colaborador, los viáticos efectivamente erogados y comprobados no se consideran ingreso gravable, siempre que se cumplan los requisitos de comprobación.
Un tabulador de viáticos es una tabla interna que define cuánto puede gastar cada colaborador por día y por concepto, según su nivel y el destino. No es un documento del SAT, pero ayuda a mantenerse dentro de los límites deducibles y a evitar discusiones.
| Concepto | Nivel A (dirección) | Nivel B (gerencia) | Nivel C (equipo) |
|---|---|---|---|
| Hospedaje por noche | Definir monto | Definir monto | Definir monto |
| Alimentación por día | Definir monto | Definir monto | Definir monto |
| Transporte local | Real comprobado | Real comprobado | Real comprobado |
| Renta de auto por día | Definir monto | Definir monto | Previa aprobación |
Plantilla ilustrativa: cada empresa define sus montos tomando como referencia los límites deducibles vigentes.
Respuesta rápida: los errores que más vuelven no deducible un gasto son la falta de CFDI, el pago en efectivo por encima del límite y los gastos que no se relacionan con la actividad.
Pagar viáticos con efectivo o con tarjetas personales genera tres problemas: tickets perdidos, CFDI a nombre equivocado y reembolsos que tardan semanas. Una tarjeta corporativa a nombre de la empresa resuelve gran parte de esto:
Con el control de gastos de Jeeves puedes asignar tarjetas a cada colaborador, definir políticas por categoría y reunir los comprobantes de cada movimiento en un solo lugar. Si quieres profundizar en la gestión documental, lee gestión de recibos y gastos empresariales. También te puede interesar nuestra guía de control de gastos de una empresa y la de caja chica.
Cualquier gasto estrictamente indispensable para la actividad de la empresa, amparado con CFDI a su nombre y pagado con los medios que exige la ley: renta, servicios, software, publicidad, honorarios, viáticos dentro de los límites, entre otros.
Se dice que un gasto es 100% deducible cuando la ley permite deducir su monto completo, como muchos gastos de operación con CFDI. Otros conceptos tienen topes o porcentajes, como algunos viáticos, automóviles o pagos de nómina exentos. Confirma el caso con tu contador.
Los viáticos no son sueldo: se entregan para gastos de trabajo y deben comprobarse. Pagarlos con una tarjeta corporativa a nombre de la empresa facilita la comprobación y evita anticipos en efectivo. Su registro en el CFDI de nómina depende de cómo se entreguen.
En general, no es deducible para ISR ni permite acreditar el IVA. Puedes registrarlo contablemente, pero no reducirá la base del impuesto.
Pueden serlo si cumplen los requisitos de la ley, con el comprobante del proveedor extranjero y, en viáticos, dentro de los montos máximos para el extranjero.
Deducir gastos y viáticos ante el SAT depende de tres cosas: que el gasto sea indispensable, que tenga su CFDI y que se pague por el medio correcto. Una tarjeta corporativa con captura de comprobantes reduce errores y acelera el cierre. Valida siempre los criterios con tu contador.
%201.svg)