Conciliação bancária: Desafios e como melhorar esse processo

Conciliação bancária é um processo essencial para garantir a precisão entre os registros internos da empresa e os extratos fornecidos pelas instituições financeiras. Apesar de sua importância para a saúde financeira e a tomada de decisões estratégicas, muitas empresas enfrentam desafios como divergências de dados, processos manuais e falta de visibilidade em tempo real. 

Neste artigo, exploramos os conceitos da conciliação bancária, seus principais obstáculos e como a Jeeves oferece soluções modernas para tornar esse processo mais ágil e confiável.

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O que é conciliação bancária e como funciona

Conciliação bancária é o processo de comparação entre os registros financeiros internos de uma empresa (como movimentações de pagamentos, recebimentos e saldos em contas) com os extratos emitidos pelas instituições bancárias. O objetivo principal é garantir que todas as transações estejam corretas, completas e devidamente registradas, evitando erros, fraudes ou inconsistências contábeis.

Como funciona a conciliação bancária

O processo geralmente ocorre de forma periódica e segue as seguintes etapas:

1. Coleta de dados: o responsável reúne os extratos bancários e os dados internos da empresa, geralmente de um sistema ERP ou planilha de controle.

2. Comparação de lançamentos: cada movimentação registrada internamente é comparada com o extrato do banco. Isso inclui depósitos, pagamentos, transferências, tarifas, entre outros.

3. Identificação de divergências: qualquer diferença entre os registros é analisada. Pode ser uma falha de lançamento, duplicidade, atraso no registro ou ou algum outro erro.

4. Ajustes e correções: uma vez identificadas, as inconsistências são corrigidas para que as informações internas reflitam com precisão o que realmente ocorreu na conta bancária.

5. Conciliação final: após os ajustes, o saldo final do sistema deve coincidir com o saldo do extrato bancário.

Qual a diferença entre conciliação bancária e conciliação financeira?

A conciliação bancária é um processo específico que consiste em comparar os lançamentos registrados no sistema financeiro ou contábil da empresa com os extratos fornecidos pelo banco.

Já a conciliação financeira tem um escopo mais amplo. Envolve o alinhamento entre todas as entradas e saídas financeiras da empresa, incluindo movimentações em contas bancárias, contas a pagar e a receber, cartões corporativos, adiantamentos, reembolsos e outras fontes de movimentação, com o que está registrado no controle interno ou sistema de gestão. Ela garante que os saldos financeiros apresentados refletem a realidade da empresa como um todo.

Exemplo prático: cruzar os dados de vendas feitas no cartão de crédito com os valores efetivamente recebidos e as taxas cobradas pela operadora.

Quando fazer a conciliação bancária?

A conciliação bancária deve ser feita de forma regular e estratégica, de acordo com o volume e a complexidade das operações financeiras da empresa. A frequência ideal pode variar, mas existem boas práticas que ajudam a garantir maior controle e segurança financeira.

Frequência recomendada

Diariamente

Empresas com alto volume de transações, como e-commerces, fintechs, grandes varejistas ou negócios com múltiplas contas bancárias, devem realizar a conciliação diariamente. Isso permite detectar inconsistências rapidamente e corrigir erros antes que causem impactos maiores.

Semanalmente

Empresas de médio porte ou com movimentações frequentes, mas não tão intensas, podem adotar uma conciliação semanal. É uma forma de manter o controle sem sobrecarregar o time financeiro.

Mensalmente

Negócios com volume reduzido de transações ou processos financeiros mais simples podem optar pela conciliação mensal, geralmente ao final de cada período contábil, para fechar o balanço com dados precisos.

Outros momentos ideais para conciliar:

• Antes de fechar o mês contábil ou fiscal.
  
• Antes de auditorias internas ou externas.
  
• Após grandes movimentações financeiras ou eventos extraordinários (ex: fusões, aquisições, campanhas promocionais, ou datas sazonais do varejo).
  
• Ao identificar divergências no saldo disponível em caixa ou no sistema.
  

Desafios da conciliação bancária

Apesar de ser essencial para a saúde financeira de qualquer empresa, a conciliação bancária ainda apresenta obstáculos comuns no dia a dia corporativo. Entre os principais desafios estão:

Processos manuais e suscetíveis a erros: o uso de planilhas ou sistemas não integrados aumenta o risco de falhas humanas e retrabalho.

Dificuldade de conciliação em tempo real: muitas empresas só realizam o processo ao fim do mês, o que impede a detecção rápida de fraudes ou inconsistências.

Falta de padronização: quando diferentes áreas ou filiais registram informações de forma distinta, o cruzamento com o extrato bancário se torna complexo.

Volume elevado de transações: empresas com alto fluxo de movimentações diárias enfrentam dificuldades para manter o controle manual.

Descentralização das operações financeiras: muitas empresas operam com múltiplas contas, tanto locais quanto internacionais, e utilizam cartões corporativos de diferentes instituições. 

Essa fragmentação faz com que as transações fiquem dispersas em várias plataformas, dificultando o cruzamento de dados, aumentando o risco de erros e exigindo mais tempo para conferência.

Integração limitada entre bancos e sistemas internos: a ausência de integração automatizada obriga as equipes a operarem com extratos e dados desconectados.

Dicas para otimizar a conciliação bancária da sua empresa

Automatizar sempre que possível: use plataformas que integrem seus dados bancários com seu sistema financeiro.

Definir uma rotina fixa de conciliação: concilie diariamente, semanalmente ou mensalmente, conforme o volume de transações.

Centralizar as transações: sempre que possível, mantenha as transações financeiras centralizadas em uma só instituição. Isso facilita a conciliação, já que as movimentações estarão em um só lugar. 

Padronizar os registros: mantenha critérios consistentes para lançamentos financeiros em toda a empresa.

Treinar o time financeiro: garanta que a equipe esteja alinhada com as melhores práticas e ferramentas disponíveis.

Monitorar indicadores: crie alertas para transações suspeitas, atrasos de pagamento ou saldos fora do previsto.

Como a Jeeves pode ajudar a sua conciliação bancária

A Jeeves oferece uma plataforma moderna e integrada que simplifica todo o processo de conciliação bancária. Ela ajuda nesse processo com recursos, tais como:

Plataforma completa:

Centralização do pagamento de contas, cartões de crédito e transações bancárias em um só lugar.

Integração com ERPs:

Sincronização automática via integração com ERPs como NetSuite, Xero e Quickbooks (QBO).

Exportação de dados: 

Exportação de dados compatível com centenas de sistemas contábeis, por meio da ferramenta de Exportação Universal.

Importação de dados: 

Importação automática de listas de fornecedores diretamente do seu ERP, facilitando a conciliação e categorização por origem.

Automações: 

Classificação inteligente de transações baseada no histórico de uso, agilizando o mapeamento e a revisão dos dados.

Categorias: 

Adição de alíquotas de impostos e categorias de rastreamento às conciliações, garantindo mais precisão fiscal e contábil

Controles inteligentes: 

Visualização dos gastos em tempo real, alertas de inconsistência e possibilidade de configurar limites por equipe, promovendo governança e transparência.

Conheça a Jeeves e eleve sua conciliação bancária a um novo patamar

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