Como fazer conciliação bancária: passo a passo com exemplo

Resposta rápida: para fazer a conciliação bancária, defina o período e a conta, exporte o extrato e os lançamentos do sistema, compare os saldos iniciais, marque os lançamentos coincidentes, liste e investigue as diferenças, faça os ajustes e documente o saldo final. Quanto maior a frequência e a automação, menos trabalho no fechamento.

Se você ainda está entendendo o conceito, os desafios do processo e a diferença entre conciliação bancária e financeira, comece pelo nosso guia sobre conciliação bancária. Aqui vamos direto à prática: o passo a passo, um exemplo com números, as causas mais comuns de diferença e como automatizar.

Antes de começar: o que você precisa

• Extrato bancário do período, de preferência em OFX ou CSV.
• Lançamentos do sistema financeiro, ERP ou planilha no mesmo período.
• Relatório de contas a pagar e a receber, para identificar valores em trânsito.
• Transações e comprovantes dos cartões corporativos, se a empresa usa cartões.
• A conciliação anterior, para conferir pendências que ficaram em aberto.

Como fazer conciliação bancária: passo a passo

Resposta rápida: exporte o extrato, compare item a item com os lançamentos internos, identifique diferenças, ajuste o que for necessário e documente.

1. Defina o período (dia, semana ou mês) e a conta.
2. Exporte o extrato do banco (OFX, CSV ou PDF).
3. Exporte os lançamentos do sistema financeiro no mesmo período.
4. Compare saldo inicial de ambos.
5. Marque os lançamentos coincidentes por data, valor e descrição.
6. Liste as diferenças: itens no extrato e não no sistema, e vice-versa.
7. Investigue e ajuste: lance tarifas, juros, pagamentos esquecidos; corrija erros.
8. Confira o saldo final e documente a conciliação.

Exemplo hipotético

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Com os ajustes, os dois saldos batem em R$ 49.800. A tarifa de R$ 250 deve ser lançada no sistema.

Causas comuns de diferença

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Passo a passo para conciliar cartões corporativos

Conciliar cartões corporativos significa cruzar três informações: a transação do cartão, o comprovante (nota fiscal ou recibo) e o lançamento contábil com a categoria e o centro de custo corretos.

Desafios mais comuns:

• Comprovantes perdidos ou enviados com atraso.
• Categorias erradas.
• Faturas consolidadas que dificultam identificar quem gastou.
• Compras internacionais com câmbio e IOF.

Com cartões por colaborador e uma plataforma de gestão, cada transação já chega identificada, com o comprovante anexado pelo próprio usuário, o que reduz drasticamente o trabalho manual. Veja como organizar o processo em gestão de despesas corporativas.

Como automatizar a conciliação

Resposta rápida: use integrações bancárias (extratos automáticos), regras de correspondência no ERP e plataformas de cartões que enviam transações categorizadas com comprovantes.

1. Integre os extratos ao sistema financeiro (API, Open Finance ou arquivos OFX).
2. Crie regras de correspondência por valor, data e descrição.
3. Padronize descrições de pagamentos e recebimentos.
4. Use cartões corporativos com captura de comprovantes e exportação para o ERP.
5. Revise apenas as exceções.

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Conciliação de Pix, boletos e TEDs

Com o crescimento do Pix, muitas empresas recebem dezenas ou centenas de pagamentos por dia, o que torna a conciliação manual inviável.

Boas práticas:

• Use QR Codes dinâmicos ou identificadores por cobrança, para saber qual cliente pagou.
• Peça ao cliente que informe o número do pedido ou da fatura na descrição.
• Importe os recebimentos automaticamente do banco para o sistema.
• Concilie boletos pelo nosso número e pela data de crédito, não pela data de pagamento.
• Separe contas de recebimento e de pagamento, quando o volume justificar.

Checklist mensal de conciliação

• ☐ Todas as contas bancárias conciliadas até o último dia do mês.
• ☐ Tarifas, juros e IOF lançados.
• ☐ Valores em trânsito identificados e documentados.
• ☐ Transações de cartões corporativos com comprovante e categoria.
• ☐ Diferenças investigadas e justificadas.
• ☐ Relatório de conciliação arquivado e aprovado.

Quanto tempo a conciliação deve levar

Depende do volume de transações e do nível de automação. Em processos manuais, a conciliação mensal de uma conta movimentada pode tomar dias de trabalho do financeiro. Com extratos integrados e regras automáticas, a equipe passa a revisar apenas as exceções, e a conciliação pode ser concluída em poucas horas. Medir esse tempo ajuda a justificar investimentos em automação.

Com que frequência conciliar

• Diariamente: empresas com muitas transações ou caixa apertado.
• Semanalmente: a maioria das pequenas e médias empresas.
• Mensalmente: mínimo recomendado, antes do fechamento contábil.

Erros comuns

• Conciliar só no fim do mês.
• Ignorar pequenas diferenças.
• Não documentar ajustes.
• Misturar contas pessoais e da empresa.
• Fazer tudo em planilhas manuais com alto volume de transações.
• Deixar a conciliação a cargo de quem também executa os pagamentos, sem segregação de funções.

Como a Jeeves ajuda

Com os cartões corporativos e a gestão de despesas da Jeeves, cada transação fica registrada em tempo real, com o comprovante anexado e pronta para exportar, simplificando a conciliação dos gastos com cartão.

Perguntas frequentes

O que é uma conciliadora?

Conciliadora é uma empresa ou software especializado em conciliar vendas com cartão: compara as vendas feitas nas maquininhas e no e-commerce com os repasses das adquirentes, identificando taxas cobradas a mais e valores não recebidos.

Com que frequência conciliar?

No mínimo mensalmente; o ideal, para a maioria das empresas, é semanal ou diário.

Quem é responsável pela conciliação bancária?

Normalmente o financeiro ou a contabilidade. Em empresas menores, pode ser feita pelo próprio gestor com apoio do contador.

Preciso de software para conciliar?

Não é obrigatório, mas com volume alto de transações a automação economiza tempo e reduz erros.

Conclusão

Fazer a conciliação bancária passo a passo garante que seus números refletem a realidade. Concilie com frequência, investigue cada diferença e automatize o que for possível, especialmente os gastos com cartões corporativos. Com a Jeeves, as transações e comprovantes ficam centralizados e prontos para o fechamento.

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